Die Geschichte von einem Projekt, das eigentlich keines hatte...
Die meisten Menschen denken bei einem Projektplan an bunte Balken, Termine und Tabellen. Dabei ist ein Projektplan selten das Spannendste an einem Projekt, aber erstaunlich oft der Unterschied zwischen einem Vorhaben, das sein Ziel erreicht, und einem, das irgendwann nur noch aus Besprechungen besteht.
Vor einigen Monaten meldete sich ein Kunde bei uns.
Nicht mit einer konkreten Frage und auch nicht mit dem Wunsch nach einem neuen Projektplan. Das Thema war uns nicht fremd!
Das Projekt lief bereits seit einigen Monaten. Es wurde abgestimmt, dokumentiert und berichtet. Nach aussen ergab sich das Bild eines gewöhnlichen Projektverlaufs.
Termine gerieten ins Wanken, Entscheidungen blieben offen, und Aufgaben verteilten sich ungleichmässig im Projekt. Kaum war ein Thema gelöst, zeigte sich bereits das nächste.
Unsere Erfahrung zeigt, dass die meisten Projekte nicht an dramatischen Einzelereignissen scheitern. Sie verlieren langsam die Orientierung. Fast unbemerkt. Wie ein Schiff, das seinen Kurs nur um wenige Grad verändert und erst viel später feststellt, dass es längst nicht mehr auf dem ursprünglichen Weg unterwegs ist.
Zuerst verstehen, dann lösen!
Unser Projektmanager begann also nicht mit Lösungen. Er begann mit Zuhören.
Er ließ sich erklären, wer woran arbeitete, welche Entscheidungen bereits getroffen worden waren und welche Themen noch offen waren. Nach und nach entstand ein Bild. Kein chaotisches Projekt. Kein unfähiges Team. Kein Mangel an Motivation.
Je länger die Gespräche dauerten, desto deutlicher wurde, dass viele Aufgaben voneinander abhingen, ohne dass dies allen Beteiligten bewusst war.
Manche Teams warteten auf Ergebnisse, von denen die anderen Teams nicht einmal wussten, dass sie benötigt wurden. Entscheidungen lagen auf Schreibtischen, während an anderer Stelle bereits Verzögerungen entstanden.
Das Projekt war wie ein Puzzle, dessen Teile über verschiedene Räume verteilt worden waren. An diesem Punkt kam der Projektplan ins Spiel.
Nicht als Dokument. Nicht als Pflichtübung. Nicht als Werkzeug für Auditoren oder Controller.Sondern als gemeinsame Landkarte.
Plötzlich wurde sichtbar, welche Arbeitspakete zusammengehörten. Welche Meilensteine wirklich kritisch waren. Welche Aufgaben zuerst erledigt werden mussten, damit andere überhaupt beginnen konnten. Vor allem aber wurde sichtbar, wo das Projekt tatsächlich stand und wo man nur glaubte zu stehen.
Interessanterweise änderte sich in den ersten Tagen kaum etwas an der eigentlichen Arbeit. Die Aufgaben blieben dieselben. Die Mitarbeitenden blieben dieselben. Selbst die Termine änderten sich zunächst nicht. Und doch veränderte sich etwas Entscheidendes.
Aus Unsicherheit wurde Orientierung. Aus Vermutungen wurden Zusammenhänge. Aus Einzelkämpfern wurde ein Team, das wieder in dieselbe Richtung blickte.
Einige Wochen später erhielten wir erneut einen Anruf des Kunden. Diesmal hörte man kein Seufzen am anderen Ende der Leitung.
Ein Satz, den wir seit vielen Jahren immer wieder hören:
Wir hatten nie ein Projektproblem. Wir hatten ein Übersichtsproblem.
Dieser Satz beschreibt die Aufgabe eines guten Projektplans besser, als jede Definition aus einem Lehrbuch.
Eine gute Planung beginnt nicht mit einem Terminplan, sondern mit den richtigen Fragen.
Wer am Anfang sauber plant, schafft die besten Voraussetzungen für einen erfolgreichen Projektabschluss.
Doch Planung bedeutet weit mehr als die Erstellung eines Zeitplans. Bereits zu Beginn werden die Grundlagen geschaffen, auf denen das gesamte Projekt aufbaut. Ziele müssen klar definiert, Verantwortlichkeiten festgelegt und mögliche Risiken frühzeitig erkannt werden. Je klarer diese Rahmenbedingungen sind, desto einfacher wird die spätere Umsetzung.
Für diese Aufgaben stehen Projektleitern zahlreiche Methoden und Werkzeuge zur Verfügung. Welche davon sinnvoll sind, hängt jedoch immer von der Art, Größe und Komplexität des Projekts ab. Entscheidend ist nicht die Methode selbst, sondern dass alle Beteiligten von Anfang an ein gemeinsames Verständnis davon haben, was erreicht werden soll.
Die gute Nachricht: Viele Projektprobleme lassen sich vermeiden.
Unsere Checkliste mit den 10 wichtigsten Fragen vor Projektbeginn zeigt, wo man anfangen sollte.
